Die ZKI veröffentlichen ihre Prozesslandkarte für Campusmanagement

Von den ZKI – Zentren für Kommunikation und Informationsverarbeitung e. V. – gibt es schon seit einiger Zeit ein interessantes Dokument, welche den Versuch unternimmt eine geschlossene Landkarte für die Prozesse aufzustellen, die beim Thema Campusmanagement bzw. Campus Management Systeme relevant sind. Jetzt kann man die letzte Version hier herunterladen:

https://www.zki.de/zki-nachrichten/einzelbeitrag/1746/

Das ZKI beschreibt die Ziele und den Anwendungsbereich des Dokuments dabei so:

Ein Hauptziel der ZKI-CM-Prozesslandkarte ist es, die Reflektion, Optimierung und Weiterentwicklung der hochschuleigenen Prozesse im Kontext von Campus-Management zu unterstützen. Sie soll dabei helfen, dass komplexe Zusammenspiel von Haupt-, Teil- und Unterprozessen so weit zu reduzieren, dass das Auffinden und Ausführen von Prozessen möglich wird, ohne den Blick auf die gegenseitigen Abhängigkeiten zu verlieren. Das vorliegende Dokument ist dabei so angelegt, dass es von jeder Hochschule an die eigenen Rahmenbedingungen, Anforderungen und Hochschulabläufe angepasst werden kann.

Insgesamt macht der Text einen sehr guten Eindruck, auch wenn sich im Detail idealisierte Prozessvorstellungen finden lassen, die im realen Betrieb einer Hochschule nur schwer durchzuhalten sein werden.

Steht eine Hochschule vor der Auswahl eines Campus Management Systems kann die Prozesslandkarte mit ihrer weit gefassten Definition des Student Life Cycle ebenfalls eine Hilfe sein, auch wenn es bei der Bewertung eines konkreten Produkts weniger darauf ankommt bei möglichst vielen Stationen des Life Cycles ein Häkchen setzen zu können, als darum Aspekte wie die innere Integration, die Offenheit und die Durchgängigkeit des Datenmodells zu bewerten.

Die Geschichte des Bielefelder Informationssystems bis zum Jahr 2016

Geschichte wurde zur Legende, Legende wurde Mythos‘

Dieser Satz findet sich am Beginn der Verfilmungen von Tolkiens Herr der Ringe Trilogie und kam mir bei der Erstellung des nun hier veröffentlichten Textes zur Geschichte des BIS Projekts an der Universität Bielefeld in den Jahren 1998 bis 2016 immer mal wieder in den Kopf. Warum? Weil es überraschend aufwändig war diese Geschichte zu rekonstruieren. Und das, obwohl ich heute die einzig verbliebene Person bin, die über die komplette Zeit im und für das BIS gearbeitet hat, ich Zugriff auf alle relevanten Dokumente und eMails habe und mir durch meine Eigenart ein recht umfassendes Arbeitstagebuch zu führen noch jede Menge weiterer Informationen zur Verfügung stehen.

Beim Aufarbeiten von Texten, die vor teilweise mehr als eineinhalb Jahrzehnten von mir erstellt wurden, werden Erinnerungen wieder wach an alte Vorhaben, die so nie realisiert wurden, ’spinnerte‘ Ideen, die sich später in überraschender Weise doch realisieren ließen, Irrwege, die beschritten werden mussten und Menschen, mit denen man viele Jahre intensiv zusammengearbeitet hat, die aber irgendwann verloren gingen. Vieles davon macht einen stolz angesichts der erreichten Ziele, manches wirkt im Rückblick merkwürdig und an anderen Stellen hat sich die eigene Erinnerung inzwischen Legenden und Mythen zurechtgelegt, die nur noch grob mit dem übereinstimmen, was man in den alten Unterlagen wiederfindet.

Eine interessante Erfahrung.

Der Inhalt

‘Das Rektorat hat auf seiner Sitzung am 3.2.1998 über die vom „Arbeitskreis Informationsstrukturierung und Intranet“ erarbeitete Vorlage zur Erarbeitung eines Konzepts zum Aufbau einer Basisinfrastruktur BIS (Bielefelder Informationssystem) beraten und dazu folgenden Beschluss gefasst:

‚Das Rektorat beschließt, eine Projektgruppe einzusetzen mit dem Auftrag, eine Basisinfrastruktur BIS (Bielefelder Informationssystem) zu konzipieren….’’

Die ersten 19 Jahre des BIS (Was ist das BIS?) sind nun in einem ca. 50-seitigen Text dokumentiert. Trotz dieser Länge ist bei weitem nicht jedes Detail aus dieser Zeit enthalten und der Text umfasst auch nur meine eigene Perspektive. Die Kolleginnen und Kollegen, die ebenfalls viele Jahre im BIS gearbeitet haben, würden sicher noch andere Punkte finden, die sie besonders erwähnenswert finden. Das Dokument ist natürlich auch kein offizielles Dokument der Hochschule, sondern beschreibt allein meine eigenen Ansichten und Erinnerungen.

Wer sich den kompletten Text nicht zutraut findet hier ein paar interessante Einstiegspunkte:

  1. Einführung des eKVVs in 2001
  2. Die erste Onlinebedarfserhebung in 2004
  3. Die Gründung der automatischen Mailverteiler in 2004
  4. Aufbau der BA / MA Prüfungsverwaltung in 2005
  5. Definition des Begriffs ‚Campusmanagementsystem‘ in 2007
  6. Die Studieninformation als Alleinstellungsmerkmal in 2010
  7. Studienmodell 2011; Ausbau der Studiengangsmodellierung; Start von BIS3.0 in 2011
  8. Aufbau Identity Provider mit Single Sign-on und 2FA; Start des integrierten eLearning Angebots in 2014
  9. Abbruch des Versuchs zur Einführung einer Standardsoftware im Campusmanagement in 2015
  10. Status des BIS Ende 2016

Unter dem ‚Status des BIS‘ findet sich auch ein Abschnitt mit Details und Umfang der technischen Implementierung des BIS.

Nutzung von Google Drive zur Veröffentlichung

Bei der Veröffentlichung des Textes stand ich vor der Frage welches Verfahren hier wohl das günstigste wäre. Den Text an sich habe ich im Google Drive erstellt, welches schon seit langer Zeit mein Standardwerkzeug für die private Dokumentenhaltung und -erstellung ist.

Die erste Idee den Text nach der Fertigstellung zu exportieren und eine Kopie ins Web zu stellen hätte das Problem mit sich gebracht, dass jede kleine Korrektur – und bei so einem umfangreichen Text ist noch auf lange Sicht immer mal wieder mit Korrekturen zu rechnen – dann an zwei Stellen gepflegt werden müsste. Der Originaltext im Google Drive soll ja nach der Veröffentlichung nicht aufgegeben werden, da er voller Notizen und Quellverweise ist und eine geeignetere Ausgangsbasis ist, falls der Text einmal in anderen Formaten benötigt wird. Auch der Grundaufwand für die Aufbereitung so einer Kopie wäre nicht unerheblich gewesen bei einem Text mit 18.000 Worten, vielen Abschnitten und Bildern.

Die Lösung, die eine Beibehaltung des Originaltextes als Quelle für eine Veröffentlichung bietet und quasi keinen initialen Aufwand erzeugt, stellt die mir bis dahin unbekannte Google Drive Funktion ‚Im Web veröffentlichen‘ dar. Damit wird eine Kopie des Dokuments erstellt, die alle paar Minuten Aktualisierungen aus dem Quelldokument erhält und sich öffentlich abrufen lässt.

Das generierte Dokument hat ein paar Mängel. So ist die Optik nicht außergewöhnlich hübsch, es ist nicht responsive und die Formatierung kann nur begrenzt beeinflusst werden. Trotzdem ist es für diesen Zweck eine nahezu optimale Lösung, die die Hemmschwelle für Korrekturen am Text niedrig hält und ein Auseinanderlaufen verschiedener Versionen des Textes verhindert.